Misiune Pozitie

• Organizează și asigură desfășurarea activităților specifice Secretariatului Executiv, cu focus pe suportul administrativ și operațional aferent Comex, asigurând buna desfășurare a corespondenței,  ședințelor, întâlnirilor, vizitelor și deplasărilor. Oferă, la nevoie, suport pentru activitățile Directorului General.

Sarcini si Responsabilitati

Profesionale:

• Organizează ședințele Comex, asigurând planificarea întâlnirilor, administrarea calendarului, pregătirea logisticii și comunicarea cu participanții.
• Centralizează punctele de pe agendă, colectează, verifică și distribuie materialele necesare ședințelor Comex, Board și comitetelor executive, urmărind respectarea termenelor stabilite.
• Pregătește documentele necesare activității Comex și Secretariatului Executiv și contribuie la elaborarea prezentărilor, rapoartelor și altor materiale solicitate.
• Participă la ședințele și comitetele executive alocate sau la cerere, redactând minutele și urmărind implementarea planurilor de acțiune rezultate;
• Administrează circuitul documentelor și urmărește procesul de aprobare și semnare a documentelor la nivel executiv, asigurând respectarea termenelor.
• Gestionează corespondența și documentele aferente Secretariatului Executiv, asigurând distribuirea, arhivarea și actualizarea acestora conform procedurilor interne.
• Organizează întâlnirile, vizitele și evenimentele aferente membrilor Comex, asigurând protocolul și suportul logistic necesar.
• Organizează deplasările interne și internaționale ale membrilor Comex, asigurând rezervările, formalitățile de călătorie și procesarea cheltuielilor aferente.

• Asigură pregătirea și administrarea spațiilor destinate întâlnirilor executive, precum și disponibilitatea materialelor și echipamentelor necesare.
• Contribuie activ în cadrul proiectelor departamentale și/sau transversale, implementând activitățile delegate.
• Contribuie la optimizarea, implementarea și monitorizarea proceselor și procedurilor specifice, urmărind asigurarea unui nivel ridicat de performanță.
• Asigură continuitatea activității Secretariatului Executiv prin preluarea atribuțiilor colegilor în perioadele de absență, inclusiv prin acordarea de suport pentru activitățile aferente Directorului General, conform repartizării responsabilităților.
• Elaborează şi transmite situatii şi raportări (periodice şi ocazionale), conform solicitarilor si normelor/ procedurilor/ regulamentelor/ deciziilor (si altor asemenea) interne/ de lucru (răspunzând de corectitudinea informaţiilor furnizate), inclusiv vizând activitatea derulată.
• Urmeaza programe de pregatire profesională initiala si/sau continuă (conform legii in vigoare), puse la dispoziţie de către Groupama Asigurari S.A. si/sau de o entitate autorizata, la datele comunicate de Angajator;
• Orice alte activitati, sarcini si responsabilitati solicitate de superiorul direct in conformitate cu natura si specificul postului.

Educatie - Nivel si Specializare

Specializare/ Certificari/ Calificari

Experienta Relevanta